Tối ưu quy trình đón tiếp khách với hướng dẫn check-in tự động

Rose Nguyen
15 hours ago
3 min read

Trong vận hành lưu trú, check-in là khoảnh khắc đầu tiên khách tiếp xúc với trải nghiệm dịch vụ. Một quy trình check-in rõ ràng, nhanh chóng và không gây chờ đợi không chỉ giúp khách hài lòng hơn, mà còn giúp chủ nhà tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro vận hành.

Theo thống kê hành vi người dùng trên Dayladau, 60% khách staycation đặt phòng và check-in trong vòng 24 giờ. Điều này cho thấy khách ngày càng có xu hướng đặt nhanh và mong muốn có thể nhận phòng ngay, thay vì phải liên hệ, chờ xác nhận hay sắp xếp thủ công với chủ nhà.

Trong bối cảnh đó, hướng dẫn check-in tự động trở thành một trong những cách tối ưu nhất để nâng cao trải nghiệm khách và tăng hiệu quả vận hành cho chủ nhà.

Vì sao khách staycation ưu tiên check-in nhanh và tự động?

Khách staycation thường là nhóm:

Đặt phòng cận ngày, thậm chí cận giờ
Mong muốn trải nghiệm riêng tư, ít tương tác
Không muốn chờ đợi hay phụ thuộc vào thời gian của chủ nhà
Ưu tiên quy trình rõ ràng, có thể vào phòng ngay sau khi đặt

Với nhóm khách này, chỉ cần một bước chậm trễ trong check-in, khả năng hủy phòng hoặc đánh giá không tốt sẽ tăng lên. Do đó listing có quy định check-in rõ ràng và cho phép tự check-in luôn có lợi thế lớn hơn trong việc thuyết phục khách đặt phòng.

Hướng dẫn check-in tự động là gì?

Check-in tự động là hình thức host chuẩn bị sẵn hướng dẫn chi tiết để khách tự vào phòng, không cần gặp trực tiếp chủ nhà.

Tùy từng căn hộ, hướng dẫn có thể bao gồm:

Mã khóa cửa / smart lock
Vị trí lấy chìa khóa
Hướng dẫn đi từ cổng vào phòng
Video, hình ảnh minh họa từng bước
Quy định check-in và check-out rõ ràng

Quan trọng nhất là: khách có thể tự vào phòng ngay sau khi đặt mà không cần chờ xác nhận thủ công.

4 lợi ích lớn của check-in tự động với host

1. Tăng tỷ lệ đặt phòng cận giờ

Với những khách đặt gấp, khả năng check-in ngay là yếu tố quyết định. Listing có hướng dẫn tự check-in rõ ràng sẽ dễ được chọn hơn so với phòng phải chờ chủ nhà hỗ trợ.

2. Giảm thời gian và áp lực vận hành

Host không cần canh giờ, không cần nhắn tin nhiều, không lo trễ hẹn. Mọi thông tin đã được chuẩn bị sẵn, giúp việc đón khách nhẹ nhàng và chủ động hơn.

3. Tăng trải nghiệm riêng tư cho khách

Nhiều khách staycation ưu tiên không gian riêng tư. Việc tự check-in giúp họ cảm thấy thoải mái và chủ động, từ đó tăng sự hài lòng và đánh giá tích cực.