Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn huỷ đặt phòng của khách hàng?

Trong quá trình vận hành nhà/phòng cho thuê, không ít chủ nhà từng rơi vào tình huống phải huỷ đặt phòng của khách vì trùng lịch, nhầm lẫn hoặc overbook. 

Tuy nhiên việc huỷ phòng chủ động không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mà còn tác động trực tiếp đến uy tín và hiệu quả kinh doanh của chính chủ nhà trên nền tảng Dayladau. 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ điều gì sẽ xảy ra khi huỷ đặt phòng và cách phòng tránh rủi ro này một cách hiệu quả.

Vì sao việc huỷ đặt phòng lại quan trọng?

Khi khách đã hoàn tất đặt phòng, họ thường đã lên kế hoạch cho chuyến đi, đặt vé xe, vé máy bay hoặc sắp xếp công việc cá nhân. Việc bị huỷ phòng vào phút chót có thể gây ra nhiều bất tiện và tạo trải nghiệm không tốt. 

Chính vì vậy Dayladau xem việc huỷ phòng chủ động từ phía Chủ nhà là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến độ tin cậy của listing và nền tảng.

Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, listing của bạn có thể bị giảm hiển thị, mất lợi thế cạnh tranh và giảm tỷ lệ đặt phòng trong tương lai.

Các biện pháp để tránh overbook

Overbook là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc huỷ phòng. Để tránh tình trạng này, chủ nhà nên:

• Thường xuyên kiểm tra lịch phòng trên tất cả các nền tảng đang đăng bán (Dayladau, Airbnb, Booking, Agoda…)

  
  

• Đặc biệt chú ý vào các ngày cao điểm như cuối tuần, lễ, Tết hoặc mùa du lịch

  
  

• Chủ động khoá lịch ngay khi có thay đổi về khả năng nhận khách

  
  

Để hỗ trợ Chủ nhà quản lý lịch hiệu quả hơn, Dayladau cung cấp công cụ đồng bộ lịch miễn phí trên ứng dụng DLD For Partner. Công cụ này giúp cập nhật lịch tự động với độ chính xác lên đến 95%, giảm đáng kể rủi ro trùng lịch giữa các nền tảng và khi Chủ nhà tự khoá phòng thủ công.

Nếu overbook đã xảy ra, Chủ nhà nên làm gì?

Trong trường hợp không mong muốn này, Dayladau khuyến khích Chủ nhà chủ động tìm giải pháp thay thế cho khách, thay vì huỷ phòng ngay lập tức. Một số phương án bạn có thể cân nhắc:

• Đề xuất chuyển khách sang phòng khác tương đương

  
  

• Nâng hạng phòng hoặc bổ sung tiện ích để bù đắp trải nghiệm

  
  

• Thoả thuận với khách về việc huỷ phòng tự nguyện (có thể kèm hỗ trợ chi phí)

  
  

Khi Chủ nhà và Khách hàng đạt được sự đồng thuận mới, Đội ngũ Hỗ trợ Dayladau có thể hỗ trợ cập nhật và thay đổi thông tin đặt phòng trên hệ thống.

Lưu ý rằng trong nhiều trường hợp, Chủ nhà sẽ cần chịu trách nhiệm cho các chi phí phát sinh liên quan.

Các biện pháp điều chỉnh listing khi huỷ phòng

Để bảo vệ trải nghiệm của khách và giữ sự công bằng trên nền tảng, Dayladau áp dụng các biện pháp điều chỉnh listing đối với những trường hợp huỷ phòng chủ động như sau:

Lần huỷ thứ nhất

• Gắn thẻ cảnh báo trên listing trong vòng 3 tháng

• Giảm thứ hạng hiển thị trong kết quả tìm kiếm

  
  

Lần huỷ thứ hai

• Tắt tính năng Đặt phòng ngay trong 3 tháng

  
  

• Tiếp tục gắn thẻ cảnh báo và giảm thứ hạng tìm kiếm

  
  

Lần huỷ thứ ba

• Gỡ bỏ vĩnh viễn tính năng Đặt phòng ngay

  
  

• Gắn thẻ cảnh báo vĩnh viễn cho listing đó

  
  

Tuy nhiên, nếu Chủ nhà có từ 5 lượt đặt phòng thành công liên tiếp trở lên mà không phát sinh huỷ phòng, Dayladau có thể xem xét gỡ bỏ các hạn chế tuỳ theo từng trường hợp.

Miễn trừ trong trường hợp bất khả kháng

Trong một số tình huống đặc biệt như thiên tai, sự cố nghiêm trọng, mất điện diện rộng hoặc các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của Chủ nhà, Dayladau có thể xem xét miễn trách nhiệm huỷ phòng.

Để được hỗ trợ, Chủ nhà cần cung cấp các tài liệu hoặc bằng chứng liên quan. Đội ngũ Hỗ trợ sẽ đánh giá từng trường hợp cụ thể. 

Lưu ý rằng, ngay cả khi được miễn trách, một số biện pháp bảo vệ khác vẫn có thể được áp dụng, ví dụ như tạm khoá lịch để tránh phát sinh overbook tiếp theo.